Sisäinen valvonta ja tarkastus

Sisäinen valvonta on jatkuva prosessi, jota toteuttavat yhtiön hallitus, johto ja henkilöstö osana päivittäistä toimintaa ja päätöksentekoa. Se kattaa kaikki ne toiminnot ja mekanismit, joiden avulla Toivo Group varmistaa tavoitteidensa saavuttamisen ja sääntöjen noudattamisen. Sisäisen valvonnan avulla pyritään turvaamaan yhtiön omaisuus, parantamaan toiminnan laatua sekä tuottamaan luotettavaa ja oikea-aikaista raportointia. Valvonnan rakenne perustuu selkeästi määriteltyihin vastuualueisiin, sisäisiin kontrollipisteisiin ja tiedonkulun varmistaviin käytäntöihin.

Toimiva sisäinen valvonta rakentuu viidestä osa-alueesta: kontrolliympäristöstä, riskienhallinnasta, valvontatoimista, tiedonkulusta ja seurannasta. Kontrolliympäristössä korostuvat johdon ja hallituksen sitoutuminen eettisiin arvoihin sekä vastuiden ja valtuuksien selkeys kaikilla organisaatiotasoilla. Riskienhallinta puolestaan kytkeytyy tiiviisti strategiseen ja operatiiviseen päätöksentekoon, ja siinä hyödynnetään muun muassa ajantasaista riskikartoitusta ja -matriisia.

Valvontatoimet sisältävät sekä päivittäisiä prosessikontrolleja että järjestelmien ja hyväksymiskäytäntöjen kautta toteutettavaa valvontaa. Tiedon jakaminen ja raportointi varmistavat, että olennainen tieto tavoittaa oikeat tahot ajallaan. Seurantaa toteutetaan sekä jatkuvan arvioinnin että säännöllisten itsearviointien ja ulkopuolisten tarkastusten kautta.

Taloudelliseen raportointiin liittyvä sisäinen valvonta

Taloudellisen raportoinnin osalta sisäisen valvonnan tavoitteena on taata, että yhtiön taloudelliset tiedot ovat tarkkoja, oikea-aikaisia ja viranomaissääntelyn sekä yhtiön sisäisten ohjeiden mukaisia. Tämä mahdollistetaan selkeiden raportointiohjeiden, toimivien järjestelmien ja kontrollitoimien avulla. Prosessin tukena ovat myös johdon raportointijärjestelmät, jotka mahdollistavat jatkuvan seurannan ja tarvittaessa nopean reagoinnin.

Sisäinen tarkastus

Sisäinen tarkastus on riippumaton, objektiivinen ja konsultoiva toiminto, jonka tarkoituksena on arvioida ja kehittää yhtiön riskienhallinnan, valvonnan ja hallinnon tehokkuutta. Se toimii hallituksen tai mahdollisen tarkastusvaliokunnan alaisuudessa ja raportoi havainnot suoraan hallitukselle tai mahdolliselle tarkastusvaliokunnalle. Sisäinen tarkastus perustaa toimintansa vuosittaiseen riskiperusteiseen suunnitelmaan, jonka hallitus hyväksyy. Tarkastusmenetelmiin kuuluvat tiedonkeruu haastatteluin ja dokumenttien tarkastelun kautta, analyysi ja johtopäätösten muodostaminen sekä tulosten dokumentointi ja seuranta. Tarvittaessa tarkastus kohdistuu uudelleen aikaisempiin havaintoihin.

Tarkastusaiheet voivat liittyä esimerkiksi taloudelliseen raportointiin, sääntelyn noudattamiseen, operatiivisiin prosesseihin, tietoturvaan tai lähipiiritapahtumien hallintaan. Erityistä huomiota kiinnitetään riskialueisiin, kuten toimittaja- tai asiakasriippuvuuksiin, lainsäädännön muutoksiin, uusien markkinoiden avaamiseen tai aiempiin sisäisiin ja ulkoisiin havaintoihin. Painopistealueet määritellään yhteistyössä johdon ja hallituksen tai mahdollisen tarkastusvaliokunnan kanssa ja priorisoidaan niiden merkityksen ja mahdollisen vaikutuksen perusteella.

Sisäisen valvonnan ja tarkastuksen onnistuminen perustuu koko organisaation yhteistyöhön. Hallitus vastaa kokonaisuudesta ja sen tehokkuuden seurannasta. Hallitus tai mahdollinen tarkastusvaliokunta valvoo ja ohjaa sisäisen tarkastuksen toimintaa. Yhtiön johto vastaa prosessien toimivuudesta ja päivittäisten valvontatoimien toteuttamisesta. Henkilöstön rooli on keskeinen: jokainen työntekijä on vastuussa sääntöjen ja ohjeiden noudattamisesta omassa työssään ja osaltaan tukee toimivaa sisäistä valvontaa.

Toimiva sisäinen valvonta ja riippumaton sisäinen tarkastus muodostavat yhdessä keskeisen perustan Toivo Groupin hyvälle hallintotavalle. Ne tukevat tavoitteellista johtamista, varmistavat yhtiön vakauden ja läpinäkyvyyden sekä luovat pohjan jatkuvalle kehitykselle ja vastuulliselle kasvulle.

Sisäinen valvonta ja tarkastus (pdf)